(一)通報(bào)的適用范圍及特點(diǎn)
通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
通報(bào)有兩個(gè)特點(diǎn)：
1.內(nèi)容的真實(shí)性。真實(shí)是通報(bào)的生命。通報(bào)的任何情況、事實(shí)都必須是真實(shí)的，不能有差錯(cuò)，更不能編造假情況。因此，寫(xiě)通報(bào)，對(duì)正反兩方面的事實(shí)都要認(rèn)真核實(shí)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，沒(méi)有水分。例如對(duì)先進(jìn)事跡的通報(bào)表?yè)P(yáng)，要實(shí)事求是地反映，不要拔高，更不能借貶低群眾，來(lái)提高先進(jìn)人物。
2.目的的曉諭性。表彰先進(jìn)的通報(bào)，對(duì)被表彰單位是一種鼓舞、激勵(lì);對(duì)其他單位是一種教育，引導(dǎo)其找差距，學(xué)先進(jìn);對(duì)后進(jìn)單位是一種鞭策，激勵(lì)他們學(xué)習(xí)先進(jìn)，迎頭趕上。批評(píng)性通報(bào)的目的則是讓人們知道錯(cuò)誤，認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，吸取教訓(xùn)，改正錯(cuò)誤，引以為戒。交流情況的通報(bào)，是讓人們了解通報(bào)的事項(xiàng)。
(二)通報(bào)的主要類(lèi)型及行文方向
根據(jù)通報(bào)的作用和應(yīng)用范圍，可將通報(bào)分為三類(lèi)：
1.表彰通報(bào)。用于在一定范圍內(nèi)表?yè)P(yáng)好人好事。
2.批評(píng)通報(bào)。用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)錯(cuò)誤，糾正不良傾向。
批評(píng)通報(bào)和表彰通報(bào)，都是下行文，制發(fā)單位沒(méi)有級(jí)別限制。
3.情況通報(bào)。多用于向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動(dòng)態(tài)，以供工作參考。
情況通報(bào)多作下行文，也兼作平行文。
(三)通報(bào)的作用
通報(bào)對(duì)下級(jí)和有關(guān)方面的指導(dǎo)作用重于指揮作用，主要是起到倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。具體作用是：
1.嘉獎(jiǎng)和告誡的作用。在一定范圍內(nèi)對(duì)具體的人和事表?yè)P(yáng)或批評(píng)，借以達(dá)到鼓勵(lì)先進(jìn)、弘揚(yáng)正氣或批評(píng)錯(cuò)誤、打擊歪風(fēng)邪氣的目的。表彰通報(bào)和批評(píng)通報(bào)對(duì)當(dāng)事人的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，具有行政約束力。
2.交流作用。傳達(dá)重要情況和知照事項(xiàng)的通報(bào)，能及時(shí)交流信息，上情下達(dá)，并能促進(jìn)上下級(jí)之間、有關(guān)部門(mén)之間的相互了解。
(四)通報(bào)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法
1.標(biāo)題。通報(bào)的標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)要素構(gòu)成，有時(shí)可省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只寫(xiě)“通報(bào)”二字。但比較重要的通報(bào)則不能省略。
通報(bào)的簽署和時(shí)間也可以在標(biāo)題下方，這樣則不再落款;通報(bào)也可以有抬頭、落款，時(shí)間則寫(xiě)在發(fā)文機(jī)關(guān)下面。
2.正文。
(1)表彰通報(bào)正文的一般寫(xiě)法。
1)敘述先進(jìn)事跡，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事跡、怎么做、結(jié)果;
2)對(duì)上述事件進(jìn)行分析、評(píng)議，指出其典型意義，或概括其主要經(jīng)驗(yàn)。語(yǔ)言要簡(jiǎn)明概括;
3)提出表彰或發(fā)出號(hào)召。
如果是轉(zhuǎn)發(fā)式的表彰通報(bào)，正文部分先對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)的這個(gè)材料進(jìn)行評(píng)價(jià)，加上批語(yǔ)，即對(duì)被表彰者進(jìn)行評(píng)議等，再發(fā)出號(hào)召或提出要求。
(2)批評(píng)通報(bào)正文的一般寫(xiě)法。
1)通報(bào)原由，即將事故或錯(cuò)誤事實(shí)的經(jīng)過(guò)情況、時(shí)間、地點(diǎn)、事故、后果等交待清楚;
2)對(duì)事故進(jìn)行分析評(píng)議，重點(diǎn)分析事故發(fā)生的原因，指出事故的性質(zhì)及其危害，并提出處分決定;
3)寫(xiě)明防止此類(lèi)事故的措施，要對(duì)癥下藥，提出告誡，或重申某一方面的紀(jì)律。
(3)情況通報(bào)的一般寫(xiě)法。
情況通報(bào)的正文，關(guān)鍵在于對(duì)情況的掌握要確實(shí)、全面、充分。它的正文包括：
1)敘述情況;
2)分析情況，闡明意義;
3)提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。
(五)通報(bào)與通知的區(qū)別
從通報(bào)與通知的特點(diǎn)和作用，可以看出它們的主要區(qū)別有：
1.內(nèi)容范圍不同。通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達(dá)需辦理和周知的事項(xiàng)等;通報(bào)則是表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)、交流重要的情況、信息。兩者雖然都有告知的作用，但通知告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執(zhí)行的事項(xiàng);通報(bào)則是告知正反面典型，或有關(guān)重要的精神或情況。
2.目的要求不同。通知的目的是告知事項(xiàng)，布置工作，部署行動(dòng)，內(nèi)容具體，要求受文機(jī)關(guān)了解要辦什么事，該怎樣辦理，不能怎樣辦理，有嚴(yán)格的約束力，要求遵照?qǐng)?zhí)行;通報(bào)的目的主要是或交流、了解情況，或通過(guò)正反面的典型去教育人們，宣傳先進(jìn)的思想和事跡，提高人們的認(rèn)識(shí)。
3.表現(xiàn)方法不同。通知的表現(xiàn)方法主要是敘述，告知人們做什么，怎樣做，敘述具體，語(yǔ)言平實(shí);通報(bào)的表現(xiàn)方法則常兼用敘述、說(shuō)明、分析和議論，有較強(qiáng)的感情色彩。
(六)通報(bào)的寫(xiě)作要求
1.注意時(shí)效性。發(fā)通報(bào)要抓住時(shí)機(jī)，及時(shí)將先進(jìn)典型和經(jīng)驗(yàn)向社會(huì)宣傳推廣，對(duì)反面典型予以揭露，引起警戒，或?qū)δ承┲卮笫马?xiàng)和重要情況，及時(shí)予以通報(bào)，以起到交流情況、信息，指導(dǎo)工作的作用。錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)的通報(bào)，就失去了它的時(shí)效性，沒(méi)有行文的意義了。
2.注意指導(dǎo)性。不能事無(wú)巨細(xì)都發(fā)通報(bào)，要選擇對(duì)工作有普遍指導(dǎo)意義的事項(xiàng)來(lái)發(fā)通報(bào)。通報(bào)要有普遍的指導(dǎo)意義，就應(yīng)選擇典型。先進(jìn)的典型要能反映事物的本質(zhì)特征，能揭示時(shí)代的本質(zhì)，體現(xiàn)時(shí)代的精神。反面的典型，應(yīng)有一定的代表性，能體現(xiàn)鑒戒的作用。所以，只有選準(zhǔn)、選好典型，通報(bào)才能起到激勵(lì)教育、推動(dòng)工作和批評(píng)警戒的作用。
3.注意真實(shí)性。通報(bào)中所涉及的事例，必須是客觀存在的，經(jīng)過(guò)反復(fù)調(diào)查、認(rèn)為是真實(shí)可靠的，絕不允許捏和虛構(gòu)。同時(shí)，事例的反映要準(zhǔn)確，不能夸大或縮小，要實(shí)事求是。通報(bào)在結(jié)尾提出的希望和號(hào)召，也必須切合實(shí)際，有一定的針對(duì)性，使讀者能夠接受或受到啟示。
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