一、通知簡介
通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。其特點(diǎn)是：1.應(yīng)用范圍的廣泛性。在所有公文中，通知的應(yīng)用范圍最為廣泛，無論哪一級(jí)別黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用該種公文。其內(nèi)容上至國家政令，下至百姓生活，均可涉及。2.較強(qiáng)的時(shí)效性。通知的事項(xiàng)都是要求在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)知或應(yīng)辦的，具有較強(qiáng)的時(shí)效性。3.告知性。通知的主要作用在于告知主送機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)并按照內(nèi)容去辦理具體事務(wù)。4.寫作內(nèi)容的靈活性。它既可以長篇大論，也可以簡明扼要;既可以內(nèi)部發(fā)文，也可以張貼公開。
二、通知的分類和寫作技巧
按照內(nèi)容和用途，可分為發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。不同類型的通知，其正文寫法有所不同。
1.發(fā)布性通知
這種通知用于發(fā)布規(guī)范性文件、下達(dá)計(jì)劃和印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。標(biāo)題有時(shí)使用“發(fā)布”字樣，有時(shí)用“印發(fā)”字樣。
發(fā)布性通知的正文結(jié)構(gòu)簡單，篇幅短，一般只寫明發(fā)布對(duì)象名稱及執(zhí)行要求，如“現(xiàn)發(fā)布《XXXX》,自XXXX年XX月X日起施行”或“現(xiàn)將《XXXX》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。正文后直接附以印發(fā)和發(fā)布對(duì)象，不必標(biāo)注“附件”字樣。
2.指示性通知
這類通知用于向下級(jí)機(jī)關(guān)指示、部署工作任務(wù)。正文的結(jié)構(gòu)包括通知緣由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求三部分。開頭要明確交代制發(fā)通知的政策法規(guī)依據(jù)或事實(shí)依據(jù)，以概括簡練的語言，說明行文的必要性。主體部分寫指導(dǎo)思想、任務(wù)、要求、方法和步驟等，一般采用并列式結(jié)構(gòu)，分條列項(xiàng)寫，可以列小標(biāo)題，也可以每段第一句作為中心句，概括該項(xiàng)的內(nèi)容。結(jié)尾對(duì)通知精神加以強(qiáng)調(diào)，提出貫徹實(shí)施要求。
3.知照性通知
這類通知用于一些不需要直接執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。如節(jié)假日安排、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、印章啟用或更換以及召開會(huì)議等，主要起交流情況、傳遞信息的作用，發(fā)送對(duì)象較廣泛，對(duì)下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)均可發(fā)送。這種通知內(nèi)容單一，篇幅簡短，一般不需對(duì)事項(xiàng)加以評(píng)論，文中一般也不涉及直接的執(zhí)行要求。
4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
這類通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文或批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。
這種通知的正文都比較簡短，是針對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文所加的按語。其結(jié)構(gòu)有兩種形式：一種與發(fā)布性通知相似，只需寫明被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱和執(zhí)行要求即可，如“現(xiàn)將XXXX轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”另一種篇幅較長，除上述內(nèi)容外，還要再加上轉(zhuǎn)發(fā)批示，批示要緊扣被轉(zhuǎn)發(fā)文件內(nèi)容，作出分析評(píng)價(jià)，強(qiáng)調(diào)意義，提出執(zhí)行要求和注意事項(xiàng)。
撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)此類通知正文后不必標(biāo)注“附件”說明。(2)行政公文中被轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)的公文不添加書名號(hào)。(3)為避免標(biāo)題出現(xiàn)“關(guān)于的關(guān)于”，“通知的通知”之類的贅語，可將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”前面的介詞“關(guān)于”省略，也可以另擬摘要，不出現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱，只標(biāo)明其文號(hào)，如：《陜西省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)明電〔2007〕20號(hào)文件的通知》。
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