一、公文的定義

　　關于公文的定義，現(xiàn)行黨和國家的公文法規(guī)中都有明確具體的表述。2000年8月24日，《國家行政機關公文處理辦法》第二條明確規(guī)定：行政機關的公文(包括電報)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。1996年5月3日，中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》的第二條明確界定：黨的機關公文，是黨的機關領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。這兩者均為狹義的定義，僅適用于我國現(xiàn)行黨政機關。據(jù)此類推，廣義的公文定義擴展表述為：“公文，是各種法定的社會組織在處理公務過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書�！�

　　二、公文的類別

　　可按所起作用、行文關系、制發(fā)機關、來源及發(fā)出使用范圍、內(nèi)容的重要程度、送達和辦理時間要求等六個方面劃分，常用的分類有兩種。

　　1、根據(jù)所起作用不同，可分為：

　　(1)法規(guī)性公文。如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。

　　(2)計劃性公文。如計劃、規(guī)劃、要點、方案、預案、設想、綱要、安排、打算等。

　　(3)指導性公文。如命令、指示、決定、決議、通知、會議紀要、意見等。

　　(4)陳述性公文。如工作總結(jié)、工作情況報告、調(diào)查報告等。

　　(5)請示答復性公文。如請示、批復、復函等。

　　(6)溝通情況性公文。如通報、簡報等。

　　(7)宣傳教育性公文。如講話稿、通告等。

　　(8)商洽性公文。如函等。

　　2、根據(jù)不同的行文關系，可分為：

　　(1)上行公文。如請示、報告、意見等。

　　(2)下行公文。如指示、意見、決定、決議、通知、通報、會議紀要、批復等。

　　(3)平行公文。如函等。

　　三、公文的特性

　　1、作用的策令性。策令是反映階級意志的，這就不能不使公文具有鮮明的階級性和服務于政治的作用。

　　2、特有的嚴密程式性。嚴密程式體現(xiàn)了政治集團的權限和從屬關系。程式性指公文的慣用格式、寫作層次與轉(zhuǎn)述來文的方式。公文構成的三要素，即作為指導國家治理的政策思想，體現(xiàn)政治集團權限的行文程式，以及作為權力標記的信符，是其他所有文體都不具備的。

　　3、撰擬的專任性。包括兩種形式，一是職述，即由擔負某種職務的人去擬寫與其職務相稱的公文;二是代擬，即指一級領導機關或領導者個人授權由他人代擬公文。

　　4、嚴格的時間性與特有的時效性。時間性，決定了公文要快寫、快發(fā)、快處理，以提高機關工作的辦事效率，這也是當前機關行政效能建設的一項重要內(nèi)容。時效性，所有文件均以“成文日期”作為生效時間，也即是公文公章“騎年蓋月”的那個時間，非版記印制時間。

　　5、實實在在的真實性。為什么要概括成這樣一句正確的廢話?實在又真實?原因在于公文的真實性，要符合本單位的實際，不是“天馬行空”，也不是“無法無邊”，是事實真實與方針政策真實的有機統(tǒng)一。

　　6、作者與閱者的特定性。

　　此外，值得一提的是，從1988年以來，國家先后兩次發(fā)布與公文處理法規(guī)相配套的公文格式標準。一是由國家技術監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的《國家機關公文格式》(GB/T9704—1988)，該標準適合于各級黨政機關制發(fā)的公文。二是由國務院辦公廳提出、由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質(zhì)量技術監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關公文格式》(GB/T9704—1999)，該標準在1988年的基礎上作了很大修訂，而且靠攏了國際標準，顯得更加科學、嚴謹、完備，也正是今天印發(fā)的會議資料之一。

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