企業(yè)組織信息的采集

　　一、組織信息調(diào)查研究的階段與步驟

　　第一個階段：調(diào)研準備階段。通過對企業(yè)有關(guān)情況、信息、情報、資料的初步分析和非正式調(diào)研，確定調(diào)研的主題內(nèi)容和范圍。

　　本階段可分為三個步驟：

　　1、初步情況分析。2、非正式調(diào)研。3、確定調(diào)研的目標。

　　第二個階段：正式調(diào)研階段。

　　本階段可分為三個步驟：

　　1、決定采集信息的來源和方法。信息資料可以分為兩種，一種是原始資料，又稱為一手資料，或初級資料;另一種叫次級資料，又稱二手資料。

　　2、設(shè)計調(diào)查表格和抽樣方法。應(yīng)當(dāng)力求做到文字簡練、通俗易懂、內(nèi)容簡單、明確，所提的問題不宜太長、太繁，要便于被調(diào)查者回答，盡可能讓被調(diào)查者用“√”或“”來回答。

　　3、實地調(diào)查，又稱為現(xiàn)場調(diào)查。

　　第三個階段：結(jié)果處理階段。

　　本階段可分為二個步驟：

　　1、整理分析調(diào)查資料。常用描述性分析法、因果分析法和預(yù)測性分析法。

　　2、寫出調(diào)研報告。書面的調(diào)研報告的主要內(nèi)容包括：調(diào)研的目的要求、調(diào)研的方式方法、調(diào)研結(jié)果的結(jié)論和有關(guān)問題的建議等，有的還應(yīng)當(dāng)帶有附錄，即附上有關(guān)組織信息調(diào)研的詳細資料、統(tǒng)計分析表。同時應(yīng)注意以下幾點：

　　(1)必須明確說明調(diào)研的資料來源，以示資料的可靠性;

　　(2)必須說明對資料進行分析的方法，以示資料的科學(xué)性;

　　(3)還應(yīng)當(dāng)說明被調(diào)查對象的基本情況，如姓名、性別、年齡、職業(yè)、職務(wù)、職稱，以示資料的可信性。

　　二、進行組織信息調(diào)研的具體要求

　　(5)問卷調(diào)查詢問法。

　　優(yōu)點：費用適中，回收率較高，效果良好。

　　2、觀察法。觀察法是指調(diào)查者親自到現(xiàn)場觀察被調(diào)查者的言語和行動來采集有關(guān)的信息資料。這種方法的主要特點是被調(diào)查者、觀察的對象并沒有意識到并發(fā)現(xiàn)自己正在被觀察、被注意。其缺點和局限性是，它往往只能觀察到被觀察者、被調(diào)查者的表面行為，而無法了解、掌握他們內(nèi)在的心理變化，更夫法真正了解被調(diào)查者的思想。

　　(1)直接觀察法。(2)行為記錄法。

　　組織信息的處理

　　一、企業(yè)組織信息處理的要求

　　1、及時性。所謂及時差，一是指對時過境遷并且不能追憶的信息 要及時記錄;二是信息傳遞的速度要快。

　　2、信息的準確性。要求企業(yè)中的同一信息具有統(tǒng)一性或惟一性。

　　3、信息的適用性。

　　4、信息的經(jīng)濟性。

　　二、信息處理的程序與內(nèi)容

　　信息的管理活動過程，實質(zhì)上就是信息的處理過程。信息處理，也叫數(shù)據(jù)，包括以下幾個方面的內(nèi)容：原始數(shù)據(jù)的采集、加工、傳輸、存貯、檢索、輸出。

　　組織信息的分析

　　一、組織信息的分析

　　組織信息分析是對原始信息進行綜合、評價、分析，使信息轉(zhuǎn)化為情報的過程，在信息工作中居于核心地位。

　　信息分析的具體方法：專家調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法、財務(wù)報表分析法、市場預(yù)告分析法、態(tài)勢分析法(SWOT)。

　　SWOT分析代表分析企業(yè)的優(yōu)勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threats)。因此SWOT分析實際上是將對企業(yè)內(nèi)外部條件各方面內(nèi)容進行綜合和概括，進而分析組織的優(yōu)劣勢、面臨的機會和威脅的一種方法。

　　二、組織信息分析的結(jié)果應(yīng)用

　　在這一階段，要注意的問題是，企業(yè)的一線銷售人員與企業(yè)的中層管理人員以及高層管理人員對信息要求的性質(zhì)是不同的，這就要求信息管理人員在信息分析后對分析的結(jié)果按照不同的信息需求源進行分類。

　　信息分析的另一個重要內(nèi)容是對所搜集的信息進行評級。評級的主要標準是信息源的可靠性和資料本身的可靠性。

　　信息源的可靠性主要由以下幾個方面來確定：該渠道過去提供的信息的質(zhì)量;該渠道向你提供的信息的動因;該渠道是否擁有該信息以及該渠道的可信度。

　　【相關(guān)知識】

　　一、組織的概念

　　從管理學(xué)和系統(tǒng)論的角度來看，企業(yè)組織是一種建立企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營功能實體的職能活動，是管理的基本職能之一，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)職能，是企業(yè)活力和經(jīng)濟效益的決定性因素之一，組織現(xiàn)代化地企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。所謂管理體制中的“體”，是企業(yè)組織的有形部分;管理體制中的“制”，是企業(yè)組織的無形部分。

　　二、組織設(shè)計的內(nèi)容和步驟

　　1、按照企業(yè)計劃任務(wù)和目標的要求，建立合理的組織機構(gòu)，包括各個管理層次和職能部門的建立;

　　2、按照業(yè)務(wù)性質(zhì)進行分工，確定各個部門的職責(zé)范圍;

　　3、按照所負的責(zé)任給予各部門、各管理人員相應(yīng)的權(quán)力;

　　4、明確上下級之間、個人之間的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)作關(guān)系，建立信息溝通的渠道;

　　5、配備和使用適合工作要求的人員。

　　三、組織設(shè)計的要求及原則

　　1、目標—任務(wù)原則。組織設(shè)計以企業(yè)戰(zhàn)略、目標和任務(wù)為主要依據(jù)。企業(yè)組織設(shè)計應(yīng)因事設(shè)職，因職設(shè)人。設(shè)計目的是實現(xiàn)利潤最大化。

　　2、分工、協(xié)作原則。應(yīng)兼顧專業(yè)分工及協(xié)作配合。在組織形式上，應(yīng)將分工和協(xié)作結(jié)合起來，分工與協(xié)作是使組織協(xié)調(diào)和具有激勵性的保證。

　　3、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。

　　4、統(tǒng)一指揮的原則。

　　5、權(quán)責(zé)相等的原則。權(quán)責(zé)相等是發(fā)揮組織成員能力的必要條件。

　　6、精干的原則。這才能使組織成員有充分施展才能的余地，才能使組織具有高效率和靈活性。

　　7、有效管理幅度原則。管理幅度(或收管理跨度)是指一名上級領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)下級的人數(shù)。

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