機(jī)關(guān)(單位)代字(以下簡稱機(jī)關(guān)代字)要簡潔，一般在兩、三個字以內(nèi);專指性要強(qiáng)，在一個市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機(jī)關(guān)代字;不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊。

　　年份(《條例》作“發(fā)文年度”)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，如寫為“1999 ", " 2006 "之類。年份置于六角括號〔〕中，不能再標(biāo)示為方括號[]和圓括號()。年份位于機(jī)關(guān)代字與序號之間。

　　序號(發(fā)文順序號)每年從1號開始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號前也不寫“第”，以顯簡明。

　　不同類型的行文，發(fā)文字號的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號居左空1字。發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。 (發(fā)文字號只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。

　　6.簽發(fā)人指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。_上報黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，要由本機(jī)關(guān)(單位)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側(cè)，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。

　　(二)主體部分

　　排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章、成文時間和附注。

　　1標(biāo)題公文式標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題應(yīng)力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標(biāo)題一般要求完整，不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，這樣使標(biāo)題更莊重，也便于一下級引用。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。(黨的機(jī)關(guān)公文則要加書名號。)

　　標(biāo)題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。

　　2.主送機(jī)關(guān)(單位)

　　也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負(fù)實際辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。

　　第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)(單位)，不得多頭主送;受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)單位向_[級請小，如需同時報送另一個上級機(jī)關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。

　　第二，普發(fā)性的一「行文主送對象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關(guān)單位”之類不明確的模糊稱呼。

　　第三，除領(lǐng)導(dǎo)I司志有專門交代者外，所有上報文件都應(yīng)主送機(jī)關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

　　第四，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下、正文之前，從左至右頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。如主送對象稍多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。

　　第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對象。決定、決議、會議紀(jì)要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機(jī)關(guān)的上方，標(biāo)明“主送”或者“分送”的機(jī)關(guān)單位。如主送機(jī)關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可將主送機(jī)關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時其標(biāo)注方法與抄送欄規(guī)定相同。

　　3.正文

　　指公文的內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)當(dāng)使用國家法定計一量單位。

　　4.附件及附件說明

　　附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨(dú)立的實體，一旦被一件正式公文規(guī)定為附件后.即成為該公文的一個組成部分，如無專門說明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內(nèi)容具體化、完整化;為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料;被正件確認(rèn)其作用與效力。

　　公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標(biāo)寫“附件”，冒號后再分別標(biāo)明附件標(biāo)題、份數(shù)，后面不加標(biāo)點符號。有幾個附件時，還應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。

　　附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

　　有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準(zhǔn)、確認(rèn)其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標(biāo)題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標(biāo)注附件名稱了。

　　5.印章及發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)署名

　　發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟(jì)文書，也可以不署發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，而由機(jī)關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機(jī)關(guān)的位置，寫明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名(或蓋簽名章)，如“省長XXX”、“縣長XXX”、“廠長XXX”、“經(jīng)理XXX”

　　發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)占一行。會議紀(jì)要、電報文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。

　　印章是公文的生效標(biāo)志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是證實公文作者合法性及公文效力的標(biāo)志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾�的�?biāo)志。政府機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，就不再標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應(yīng)印上套紅印章。

　　單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(一可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機(jī)關(guān)公文既署名又蓋印章時，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。

　　當(dāng)正文(附件)后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

　　印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。

　　6.成文日期

　　指定稿形成公文的時間。(不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準(zhǔn);凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準(zhǔn);電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會議紀(jì)要等會議文件常以簽注形式安排在標(biāo)題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機(jī)關(guān)下面右空4個字距離排一行。成文時間一律用規(guī)范小寫漢字?jǐn)?shù)碼標(biāo)明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能寫為" 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之類。黨的機(jī)關(guān)公文成文日期則用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)及成文日期也合稱為落款。

　　7.附注

　　主要用以標(biāo)注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達(dá)范圍，或用于對不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語及需要說明的有關(guān)事項的解釋、說明。附注位于公文末頁左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空兩格加圓括號標(biāo)示，如“(此件發(fā)至XX級)”或“(此件傳達(dá)到XX級)”之類。每項(名詞術(shù)語、事項等)說明為一個自然段，如兩項和兩項以上的，每項前標(biāo)明序號。

　　(三)版記(文尾部分)

　　位于公文正件末頁下端，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期(印刷版記)等部分。

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