2.用好小標(biāo)題(層首句、段首句、條首句)

　　較長(zhǎng)的公文，常將全文分成兒個(gè)部分，每部分用一個(gè)小標(biāo)題�；�?qū)⑷�文分為若十層次、若干段落或若干條文，每層、每段、每條前面分別用一個(gè)短語(yǔ)或短句提示該層、該段或該條內(nèi)容，有時(shí)用黑體字標(biāo)示出來(lái)。我們把這些短語(yǔ)、短句分別稱之為層首句、段首句或條首句，它們的作用與小標(biāo)題相似。

　　小標(biāo)題(含層首句、段首句、條首句，以下同)在公文中有兩類作用。一是提示該部分(含該層、段、條，以下同)內(nèi)容的范圍。例如《關(guān)于組織開(kāi)展第三次全國(guó)城市衛(wèi)生檢查評(píng)比活動(dòng)的通知》中，五條的條首句分別是“組團(tuán)方式、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、檢查評(píng)比方法、其他事項(xiàng)”。二是揭示該部分中心，如《三峽工程四川庫(kù)區(qū)一期水位移民搬遷安置現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》，開(kāi)頭、結(jié)尾之外，主體部分兒個(gè)小標(biāo)題分別是：

　　一、認(rèn)清形勢(shì)，服從大局，務(wù)必完成一期水位移民安置搬遷任務(wù)。

　　二、明確指導(dǎo)思想，理清基本思路，制定具體措施。

　　三、通盤(pán)考慮，周密部署，抓緊實(shí)施。

　　四、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，扎實(shí)工作。

　　第二類這種小標(biāo)題，已概括簡(jiǎn)明地揭示了該層次(部分)的旨意，我們可稱之為層旨句，類似作用的段首句、條首句可稱之為段旨句、條旨句。當(dāng)然，旨句不一定都在層首、段首或條首，但在公文中為引起閱者注意，便于理解，常將其置于首句處。

　　從不同實(shí)際考慮，公文可酌情使用這兩種小標(biāo)題。一般說(shuō)來(lái)，法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章和政策性的公文、會(huì)議通知、合同等文種，常采用第一類小標(biāo)題;而指揮部署工作的公文、匯報(bào)工作、總結(jié)性的文書(shū)，則常用第二類小標(biāo)題。但為使文章觀點(diǎn)鮮明，應(yīng)盡可能使用第二類小標(biāo)題。因?yàn)榈谝活愋��?biāo)題對(duì)內(nèi)容范圍雖有提示作用，但從嚴(yán)格的語(yǔ)法意義長(zhǎng)說(shuō)，它并沒(méi)有形成一種觀點(diǎn)。

　　這兩類作用不同的小標(biāo)題，在語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上有極大不同。第一類通常用名詞性的偏正詞組(短語(yǔ))構(gòu)成，第二類則常用動(dòng)詞性的動(dòng)賓詞組(述賓短語(yǔ))或動(dòng)詞性謂語(yǔ)句構(gòu)成。這是我們?cè)谑褂脮r(shí)尤其要注意的。

　　3.注意強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)

　　在一些公文中，為了表明自己的立場(chǎng)、主張、看法，使觀點(diǎn)更為鮮明，也為了引起公文閱讀者(或者聽(tīng)眾)的注意，必要時(shí)要注意強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。通常使用層前總提語(yǔ)、層后總括語(yǔ)、文中強(qiáng)調(diào)語(yǔ)等形式來(lái)強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。

　　(1)層前總提語(yǔ)

　　在公文一些較長(zhǎng)的層次、部分中，常在層首句(或者小標(biāo)題)一下，圍繞層次中心，分條列項(xiàng)地陳述、說(shuō)明、闡述有關(guān)問(wèn)題。為了使分散的各條文內(nèi)容給閱文者留下集中、鮮明的印象，就可以在層次(部分)開(kāi)始時(shí)，在各條文之前寫(xiě)一段話，用以領(lǐng)起下文。通常把這一段話稱為層前總提語(yǔ)。例如在《圍繞西部人開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略做好人事人才工作》這篇工作研究中，第三部分是“加強(qiáng)人才市場(chǎng)建設(shè)，充分發(fā)揮市場(chǎng)配置人才一資源的作用”，下面分8條闡述了加強(qiáng)人才市場(chǎng)建設(shè)的措施。而在這部分開(kāi)頭，就有一段層前總提語(yǔ)：

　　人才資源社會(huì)化，資源配置市場(chǎng)化，已經(jīng)成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人才制度改革的必然趨勢(shì)。建立完備的人才市場(chǎng)體系，既是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是搞好人才資源開(kāi)發(fā)的客觀需求。在人才市場(chǎng)建設(shè)上，我們必須針對(duì)新的情況，采取開(kāi)拓性的措施，力爭(zhēng)突破性的進(jìn)展。(重在啟后。)

　　顯然，有沒(méi)有這一段總提語(yǔ)，效果是大不相同的。層前總提語(yǔ)在強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)時(shí)一，可以撮要概述層次中心或者主要內(nèi)容，或者介紹相關(guān)背景材料，闡述有關(guān)理論、認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)有關(guān)意義。

　　(2)層后總括語(yǔ)

　　有時(shí)，為了強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)，也可以在層次(部分)分條列項(xiàng)陳述說(shuō)明之后，寫(xiě)一段話來(lái)總結(jié)上文。通常把這段話稱為層后總括語(yǔ)。它可以概括上文主要觀點(diǎn)、主要內(nèi)容、層旨，或者強(qiáng)調(diào)上文重點(diǎn)，補(bǔ)充完善上文次要內(nèi)容，說(shuō)明背景材料，也可以運(yùn)用“但，’書(shū)的手法，使文章更有辨證性。

　　層后總括語(yǔ)常用“總之”、“綜上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特別應(yīng)該)強(qiáng)調(diào)的是”、“不難看出”、“盡管(雖然)……但是”等語(yǔ)句領(lǐng)起強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。例如題為《加強(qiáng)人才市場(chǎng)體系建設(shè)，推動(dòng)縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展》的工作研究，在主體部分“二、人才交流工作的現(xiàn)狀”中，分6項(xiàng)陳述了現(xiàn)行人才一交流工作中存在的不正常現(xiàn)狀后，總括性地寫(xiě)道：

　　綜上可見(jiàn)，人才交流工作中的諸多“不盡如人意”之處，給人才的合理流動(dòng)、科學(xué)配置產(chǎn)生了一定的副作用，阻礙了人才積極性、創(chuàng)造性的充分發(fā)揮，制約了人才在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用。

　　這段層后總括語(yǔ)強(qiáng)調(diào)了人才交流工作中存在的上述不正�，F(xiàn)狀造成的負(fù)面影響。

　　層前總提語(yǔ)、層后總括語(yǔ)都具有承前啟后的作用。層前總提語(yǔ)主要是啟后，層后總括語(yǔ)一主要是承前。

　　(3)文中強(qiáng)調(diào)語(yǔ)

　　有時(shí)，也可以在文中的關(guān)鍵處強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。有些重要的觀點(diǎn)、新穎的觀點(diǎn)、作者獨(dú)到的觀點(diǎn)、針對(duì)對(duì)方的觀點(diǎn)、需要引起對(duì)方注意的觀點(diǎn)等，就可以在文中強(qiáng)調(diào)。

　　文中強(qiáng)調(diào)語(yǔ)常用兩種形式。一種是用呼語(yǔ)領(lǐng)起所強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。在講話稿中，突然出現(xiàn)了“各位代表”、“同志們、朋友們”這類稱呼語(yǔ)時(shí)，后面常常是要強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。另一種是用插入語(yǔ)領(lǐng)起所強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。通常使用的這類語(yǔ)句有“尤其值得注意的是”、“特別應(yīng)該強(qiáng)調(diào)(指出)的是”、“不難看出”、“筆者認(rèn)為”、“試問(wèn)”、“請(qǐng)問(wèn)”等等。

　　(三)充實(shí)材料

　　材料是作者為某一寫(xiě)作目的，從生活中搜集、提取以及寫(xiě)入文章中的事實(shí)、數(shù)字、論據(jù)等。即凡是被作者有意識(shí)地搜集的這一切，不論是否寫(xiě)入文中，都稱為材料。在文學(xué)創(chuàng)作中，有素材、題材之分，在公文寫(xiě)作中，統(tǒng)稱為材料。

　　公文寫(xiě)作的材料，大致可分為事實(shí)材料和理論材料兩類。事實(shí)材料包括人物、事件、工作情況、現(xiàn)象、細(xì)節(jié)、數(shù)據(jù)圖表等;理論材料包括經(jīng)典著作、領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、文件、報(bào)刊重要社論及重要理論文章等。

　　公文的材料，要求真實(shí)、切題、典型、新穎。

　　公文材料的處理，應(yīng)當(dāng)在不違背事實(shí)真相，不改變事情原意，不損害事物本來(lái)面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和處理：概括材料，以少勝多;濃縮材料，去粗取精;截取材料，去繁就簡(jiǎn)。

　　為了使材料更有表現(xiàn)力、說(shuō)服力，公文寫(xiě)作中，可以選擇點(diǎn)面材料或者對(duì)比材料、正反材料、現(xiàn)實(shí)材料和歷史材料、定性材料和定量材料，從不同角度、方面來(lái)說(shuō)明、證明觀點(diǎn)。

　　在公文寫(xiě)作中，安排材料的主要方式有：先亮觀點(diǎn)，后舉材料;先列材料，后擺觀點(diǎn);邊列材料，邊擺觀點(diǎn)，即夾敘夾議的寫(xiě)法了�？傊�，要做到觀點(diǎn)和材料統(tǒng)一，用觀點(diǎn)統(tǒng)率材料，用材料說(shuō)明觀點(diǎn)。

　　(四)安排結(jié)構(gòu)

　　確立了主旨和觀點(diǎn)、選取了材料，是解決了言之有理、言之有物的問(wèn)題。要解決言之有序的問(wèn)題則必須考慮結(jié)構(gòu)的安排。

　　1.公文安排結(jié)構(gòu)的要求是：圍繞主旨安排結(jié)構(gòu);要做到層次清楚，思路清晰;要完整、嚴(yán)謹(jǐn)、合理。

　　2.公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容有：

　　(1)標(biāo)題。

　　(2 )　開(kāi)頭公文的開(kāi)頭，常常是“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，下筆入題，起句發(fā)意”。開(kāi)頭就點(diǎn)題，或者揭示全文內(nèi)容的走向，領(lǐng)起下文。常用的開(kāi)頭方法有以下幾種。

　　—概述情況，簡(jiǎn)明、扼要、切題地介紹有關(guān)情況或背景。

　　—說(shuō)明根據(jù)，常以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語(yǔ)領(lǐng)起，行文有據(jù)，增加了文章的權(quán)威性。

　　—介紹目的，常用“為了”、“為”、“……為此”等語(yǔ)，領(lǐng)出一下文。

　　—交代原因，可用“由于”、“因?yàn)椤薄ⅰ拌b于”領(lǐng)起下文，亦可直接陳述原因。

　　—闡明觀點(diǎn)，開(kāi)頭提出結(jié)論性意見(jiàn)，或者點(diǎn)明主旨，下文再具體解釋、說(shuō)明、闡述。

　　—表明態(tài)度，開(kāi)頭就直截了當(dāng)對(duì)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關(guān)事項(xiàng)、會(huì)議表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)，提出看法。

　　—提出問(wèn)題，用設(shè)問(wèn)句開(kāi)頭，提示文章中心或主要內(nèi)容，引起受文者思考與共鳴。

　　—慰問(wèn)祝賀，常用于講話稿、禮儀性文章的開(kāi)頭。

　　—引述來(lái)文，常用于針對(duì)來(lái)文而做出答復(fù)的文章。

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